Статьи

25.09.2009, 18:08

  версия для печати

Официально профессионального праздника секретарей в России нет. Но в 2005 году инициативная группа секретарей из Москвы, Санкт-Петербурга, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону, Новосибирска и Перми, а также редакция журнала «Секрет@рь.RU» решили исправить эту несправедливость. Мастера секретарского дела предложили учредить праздник - День Секретаря - и отмечать его в третью пятницу сентября. Мы решили выяснить, какое влияние оказал финансовый кризис на востребованность секретарей.

Анна Гусакова, консультант по подбору персонала Pride Consulting Group:
Больше всего от финансового кризиса пострадали малоквалифицированные секретари (АХО, ресепшен). Как правило, это студенты, которые в период учебы устраивались в профильные компании, рассчитывая изучить бизнес изнутри, чтобы уже после получения диплома перейти в разряд ассистентов или менеджеров по своей специальности. Кроме того под сокращение попало большое количество помощников не первых лиц компаний, а также вторые помощники руководителей высшего звена. Без работы в конце прошлого года остались и помощники руководителей-экспатов в иностранных компаниях.
Под сокращение попало большое количество помощников не первых лиц компаний, а также вторые помощники руководителей высшего звена.
А вот высокооплачиваемые квалифицированные секретари и помощники, досконально изучившие за несколько лет работы все нюансы конкретного бизнеса, выполняющие по сути функции референта и занимающиеся полной административной поддержкой руководителя, умеющие грамотно планировать его рабочий день и владеющие одним или несколькими иностранными языками, остались на своих местах. Правда, нужно отметить, что и у таких «идеальных» сотрудников были сокращены оклады, в среднем на 15%.

Тем, кто по стечению обстоятельств сегодня остался без работы, я рекомендую не терять веры в себя и свои силы. Вы являетесь обладателями очень сложной и ответственной профессии. В этой связи всегда вспоминается история о том, как представитель японской фирмы, позвонив партнеру, которого не оказалось на месте, пообщался с его секретарем, и в следующий раз сделал комплимент руководителю, сказав, что у него секретарь - красавица. «А как Вы узнали, Вы же ее не видели!», - удивился тот. «Она разговаривает, как красавица», - ответил японский партнер.

Словом, если вы планируете расти и развиваться в этой профессии, у вас есть все шансы преуспеть и стать незаменимым специалистом.
В конце прошлого года без работы остались и помощники руководителей-экспатов в иностранных компаниях.
На сегодняшний день достаточное количество крупных компаний и холдингов открывают вакансии секретарей (помощников). Ваша задача сейчас - не упустить шанс получить работу своей мечты. Для этого необходимо каждый день мониторить рынок и отправлять свое резюме как можно быстрее, поскольку на хорошие вакансии работодатели получают сегодня до сотни резюме в день. Займитесь активным поиском, не ждите ответа от специалиста по подбору, а будьте в меру навязчивы и напоминайте о себе сами. В общем, используйте свои профессиональные и личные качества, в первую очередь, аккуратность, коммуникабельность и пунктуальность в своих же целях, и тогда поиск новой работы не займет у вас много времени.

Если же вы хотите сменить профессию, попробуйте найти работу, для выполнения которой потребуются аналогичные личные и профессиональные компетенции: исполнительность, доброжелательность, коммуникабельность. У вас есть шанс стать продавцом (менеджером по продажам, продавцом-консультантом и пр.), администратором. Кроме того в такой ситуации я бы задумалась об учебе и получении специальности, которая вам будет по душе.
Сегодня достаточное количество крупных компаний и холдингов открывают вакансии секретарей (помощников).
Параметры оценки кандидатов
Грамотные управленцы уделяют особое внимание поиску личного секретаря или помощника. Как правило, личный секретарь в крупной компании должен отвечать следующим требованиям:

* опыт работы от 3 лет
* высшее образование
* иностранный язык как большое преимущество.

Личные качества:

* ответственность
* пунктуальность
* приветливость
* умение слушать и слышать
* умение хранить секреты

Функциональные обязанности:

* делопроизводство, документооборот,
* полная административная поддержка руководителя,
* деловая переписка,
* планирование рабочего дня руководителя,
* прием гостей.

Заработная плата:
45-60 000 рублей.

Варвара Толстая, эксперт филиала лизинговой компании АНКОР в Санкт-Петербурге:

Финансовый кризис, безусловно, отразился на состоянии рынка труда в целом. Специалисты административной сферы (секретари, офис-менеджеры и др.) оказались «в зоне риска» одними из первых. Компании стараются перераспределить административные функции среди имеющихся сотрудников или отдать их на аутсорсинг, чтобы не нанимать новый персонал, поэтому количество административных вакансий на рынке значительно сократилось.
Образ «идеального секретаря» в принципе остался прежним, но требования к административным (как и к другим) вакансиям из-за сильной конкуренции среди кандидатов стали жестче. В особенности это касается опыта работы на аналогичной позиции и уровня владения английским языком.
Компании стараются перераспределить административные функции среди работающих сотрудников или отдать их на аутсорсинг.
Что касается финансовой компенсации, то она уменьшилась или в лучшем случае не увеличилась. В первую очередь это касается социального пакета (оплата питания, проезда, мобильной связи, ДМС), который был урезан или вовсе сокращен. Многим также уменьшили оклады, а что касается бонусов, то на административных позициях они, как правило, и так не были предусмотрены, так как эта категория персонала не имеет прямого влияния на развитие бизнеса (как, например, специалисты по продажам).
Рекомендации
Для поиска хорошей работы:

* Используйте все возможные источники поиска:

1. Интернет,
2. сотрудничество с крупными кадровыми агентствами,
3. рассылку резюме по интересным компаниям напрямую,
4. посещение ярмарок вакансий, центров занятости,
5. рекомендации знакомых и др.;

* Постоянно занимайтесь саморазвитием:

1. выучите иностранный язык,
2. пойдите на курсы, необходимые для получения специальных навыков,
3. закончите образование,
4. получите, если нужно, новую квалификацию,
5. получите водительские права и т. п.;

* Будьте гибкими, рассматривайте как можно больше вариантов, не ленитесь составлять и рассылать резюме под конкретную вакансию, ходить по собеседованиям, проходить тесты, так как этот ценный опыт пригодится вам в будущем и даст возможность оценить самого себя;
* Будьте адекватны в своих запросах, не стоит настаивать сразу на высокой заработной плате или руководящей позиции при небольшом опыте работы;
* Никогда не отступайте от своей цели, так как тот, кто активно ищет работу, всегда ее находит.Сегодня надо обратить внимание на вакансии в таких сферах как ИТ, медицина и фармация, производство и продажа ТНП.

Сегодня стоит обратить внимание на вакансии в таких сферах как ИТ, медицина и фармация, производство и продажа ТНП и др.
Параметры оценки кандидатов
Наши клиенты, для которых мы осуществляем подбор на административные позиции, как правило, предъявляют следующие требования к кандидатам:

1. Законченное высшее образование (профиль обычно не имеет значения; в зависимости от направления деятельности компании иногда предпочтительны филологи, а иногда специалисты с техническим образованием);
2. Опыт работы от полутора-двух лет на аналогичной позиции (очень желательно в компании такого же уровня и/или с руководителем, занимающим примерно такую же позицию (топ-менеджер, экспат и т. д.), если требуется персональный ассистент);
3. Круг обязанностей довольно широкий, в зависимости от позиции он варьируется от приема звонков, отправки корреспонденции и ведения документооборота до планирования рабочего дня руководителя или последовательного перевода на переговорах;
4. Из навыков в первую очередь необходимо отличное владение ПК (пакет MS Office на продвинутом уровне) и владение иностранными языками (английский обязательно, остальные иностранные языки как плюс).
5. А что касается личных качеств, то идеальный кандидат должен быть

* приветливым,
* с хорошими коммуникативными навыками и грамотной речью,
* очень внимательным,
* собранным,
* ответственным.

Иногда компании предъявляют требования также к внешнему виду кандидатов, если это позиция секретаря на ресепшен, который является лицом компании, или персонального ассистента топ-менеджера, сопровождающего его на переговорах.

Оксана Матвейкина, специалист по подбору персонала Группы по подбору административного персонала, рекрутинговое агентство AVANTA Personnel:

Финансовый кризис очень сильно сказался на рынке административного персонала в период с января по апрель 2009 года, когда компании фактически полностью прекратили поиски кандидатов по данному направлению.
Ситуация начала улучшаться с апреля 2009 года: рынок административного персонала «ожил», появилось большое количество вакансий данного направления. Положительная тенденция сохраняется и по сей день.
С апреля 2009 года рынок административного персонала «ожил».
Работодатели стали сегодня более требовательно относиться к выбору кандидатов. Если раньше работодатели готовы были брать на работу студентов, кандидатов без опыта работы/с минимальным опытом, то сейчас ситуация в корне изменилась, так как на рынке есть большое количество соискателей с хорошим опытом работы, и работодатели рассматривают прежде всего именно их.

Многие компании, не затронутые кризисом, не урезали оклады и бонусную часть. Однако если смотреть на картину в целом, то в основном заработная плата кандидатов заметно сократилась по сравнению с прошлым годом. Это связано, во-первых, с ситуацией на рынке, а во-вторых, с тем, что количество безработных и по сей день достаточно велико, поэтому многие соискатели существенно снизили свои финансовые ожидания. Работодатели стали сегодня более требовательно относиться к выбору кандидатов.
Рекомендации
Специалистам, попавшим под сокращение и вынужденных искать новое место работы, можно посоветовать следующее:

1. При выборе работодателя очень скрупулезно подойдите к изучению информации об этой организации. Выясните, как давно данная компания находится на рынке, насколько она стабильна и т.п. Почитайте информацию о компании в Интернете, зайдите на сайт, посоветуйтесь со знакомыми;
2. Если вы попали под сокращение, либо по каким-то другим причинам покинули прежнее место работы, то не стоит сегодня разбрасываться поступающими предложениями от компаний-работодателей. Уделяйте внимание всем поступающим предложениям, активно анализируйте их. Но не надо и хвататься за первую же вакансию, так как административных позиций на рынке становится все больше. Общий совет таков: всесторонне оцените ситуацию, но сильно не затягивайте с выбором новой работы, потому что несмотря на оживление рынка, конкуренция среди соискателей по-прежнему очень велика.
3. Перед тем как размещать резюме и указывать ожидаемый уровень дохода, изучите состояния рынка на данный момент. Скорее всего, сегодня вам придется несколько умерить свои ожидания по заработной плате.Сегодня не стоит хвататься за первую же вакансию, так как административных позиций на рынке становится все больше.

Параметры оценки кандидатов на позицию «секретарь»

Образование:

Если позиция секретаря предполагает дальнейший рост в компании, то работодатель принимает на работу кандидатов с высшим или неоконченным высшим образованием. Позицию без карьерных перспектив может занять кандидат со средне-специальным образованием. Что касается иностранного языка, то все международные компании предпочитают соискателей, владеющих английским языком.

Опыт работы:

На данный момент работодатели предпочитают кандидатов с опытом работы от 0.5-1 года.

Функциональные обязанности:

1. прием и переадресация входящих звонков,
2. отправка и приём факсимильных сообщений,
3. заказ такси,
4. встреча посетителей компании, обеспечение посетителей всей необходимой информацией,
5. взаимодействие с курьерской службой,
6. выполнение других поручений руководства.

Личные качества:

1. коммуникабельность,
2. доброжелательность,
3. стрессоустойчивость,
4. презентабельный вид,
5. правильно поставленная речь,
6. желание учиться и узнавать новое.

Навыки:

1. опытный пользователь ПК,
2. знание английского языка.

Анастасия Селиванчик, ведущий консультант Penny Lane Personnel:

Сегодня компании стали более требовательны к сотрудникам всех уровней. На позицию секретаря работодатель за меньшие деньги хочет получить универсального специалиста. Помимо «презентабельной внешности» компания рассчитывает на кандидата со знанием иностранного языка (английского в основном), а еще лучше с двумя иностранными языками. Теперь работодатель не хочет тратить время и ресурсы на обучение новых работников, а стремится получить сотрудника с опытом работы именно по специфике бизнеса своей компании. Сейчас больше всего востребованы специалисты с опытом работы от 3-х лет. Секретари без опыта, либо с «рваным» опытом работы практически никому не нужны.
На позиции секретаря работодатель сегодня хочет видеть универсального специалиста.
Заработная плата

Что касается компенсационного пакета, то у рядовых секретарей он, конечно же, уменьшился. А вот у личных помощников с большим функционалом фиксированный оклад остался на том же уровне, но сократился соц. пакет.
Мотивация

Тем, кто стремится получить позицию секретаря в крупной компании или на большом предприятии, необходимо понимать, почему он хочет работать именно на этой позиции, и почему именно в этой компании. Если вы планируете в дальнейшем свой профессиональный рост, то лучше сразу идти работать в то подразделение, внутри которого вы хотите дальше развиваться. Нужно помнить, что при выборе работодателя обязательно следует изучить рынок, внимательно «присмотреться» к компании (насколько она стабильна, известна на рынке и т.п.), чтобы потом строчка в резюме выгодно выделяла вас на фоне остальных кандидатов.
Опыт

Если вы уже имеете опыт работы и знаете специфику определенной отрасли бизнеса, то при выборе вакансии обращайте внимание на аналогичные позиции, так как тот опыт, который вы УЖЕ успели получить, очень ценится работодателями. В данном случае вы будете обладать неоспоримым преимуществом перед другими кандидатами, опыт которых отличен от специфики компании.
И помните, что все работодатели помимо высшего образования, знания языков, приятной внешности, хотят видеть в качестве кандидата на вакансию "секретарь" доброжелательного, обязательного, стрессоустойчивого и амбициозного человека.